各会社の電話対応マニュアルは各自目を通して押さえておきましょう。

電話応対の基本

・会社を背負う気持ちで、明るく印象の良い声で！暗い声は✖️印象が聞き手によっては不快で重くなります。

・事前に手元に筆記用具とメモ用紙を準備

・電話はいろいろな種類があるので、保留方法や転送設定方法など必要なことはマスターしておきましょう。

・敬語や敬称をちゃんと使いましょう。

 

１）２、３コール目までには電話に出れるようにしましょう。

２）会社名と部署名と氏名を名乗る　例：お電話ありがとうございます。株式会社＠＠の、＠＠でございます。

３）相手の会社名、部署名、氏名を聞いた後、復唱させて頂く。

４）声が小さかったり、電波が悪く聞き取れなかった場合は、　例：申し訳ございません電話が少し遠いようですのでもう一度お名前いただいてもよろしいでしょうか？

５）問い合わせ内容にお答えする

６）もしくは、取次相手の名前が出た場合、取次相手の名前を間違えのないように復唱するようにする。
例：＠＠部（部署名）の＠＠（担当者名）でございますね。ただいま、おつなぎいたしますので、少々お待ちください。
聞き取りづらかった場合：例：大変恐れ入りますが、もう一度、取次者の名前をおっしゃっていただけますでしょうか。
電話を取り次ぐ際は電話からの距離が近いとしてもちゃんと保留してから。

７）取次相手が不在の場合、不在理由と折り返しご連絡をさせて頂くことが可能な日時を相手にお伝えする。

８）電話を切る前に、例：＠＠さま、お電話ありがとうございました。失礼いたします。

９）相手が電話を切ったことを確認し、こちら側の受話器を置く（電話を切る）

 

電話対応後

伝言メモをすぐに担当者の机に見落とさないように残す。もしくは会社の連絡手段（電話、メール、チャット等）で連絡

・相手の会社名と氏名
・電話を受けた日時
・用件、伝言内容
・折り返しの有無
・電話を受けた担当者の名前（自身の名前）

 

担当者が戻ったのを見かけたら、口頭でも電話を受けた旨を伝える。

 

このように同社員に細やかな気遣いやコミュニケーションをすることで仕事の団結力や効率向上につながります。